Comment écrire un e-mail en anglais ?

Bien sûr, nous ne vous parlons pas d’e-mail entre buddies. Oubliez l’argot quelques minutes !
Ici, il est question d’écrire un e-mail en anglais dans un ton soutenu et professionnel, histoire d’éviter les formulations maladroites et toutes autres traductions littérales du français à l’anglais. Il existe des formules courantes qu’il est bon de connaître… Et nous avons rassemblé ici les essentielles.

 

Ecrire un e-mail en anglais

Que ce soit pour accompagner votre CV en anglais, pour obtenir un possible entretien d’embauche ou, tout simplement, dans le cadre de votre travail… La rédaction d’un e-mail en anglais n’est pas chose facile. Avant tout parce qu’écrire un e-mail en anglais ne revient absolument pas à traduire, mot pour mot, ce que vous écririez en français. Il existe des formules couramment employées, à connaître et à bien utiliser. Pas de panique, nous avons rassemblé les essentielles ici pour vous guider dans la rédaction de votre premier e-mail.
Pour aller plus loin, vous pouvez aussi découvrir des formules complètes et de nombreux autres exemples dans l’application Business English de MosaLingua.

Premier conseil : en anglais, on utilise la règle KISS (rien à voir avec la chanson de Prince ou, encore, un échange plus familier). La règle KISS, c’est Keep It Short and Simple. En clair : évitez les phrases trop longues et complexes. Privilégiez le court, clair, et concis.

 

La forme

Pas de suprise : un e-mail en anglais prend la même forme qu’un e-mail en français. Un expéditeur (dit sender), un destinataire (dit recipient), un objet et le corps du mail.

A noter : pour l’objet du mail, la règle KISS s’applique particulièrement. L’idée est de faire comprendre à votre interlocuteur l’intérêt de votre e-mail en quelques mots seulement. S’agit-il d’une prise de contact, d’une requête, d’une demande d’informations… ? Tout doit apparaître en 8 mots max. Notre conseil : écrivez d’abord le contenu de votre e-mail, piochez les mots clés, et introduisez-les dans l’objet de votre e-mail. Faites preuve de précision et de clarté.

 

Le fond

On passe aux choses sérieuses…

By: marin

 

A qui s’adresser ?

Pour un question de politesse, il faut toujours commencer un e-mail en s’adressant à quelqu’un. Règle de base.
Ici, vous avez plusieurs possibilités.

  • L’appellation par le prénom : c’est relativement courant dans les pays anglo-saxons. Selon votre degré d’affinité vous pouvez entamer votre e-mail par Hi Mark, si vous êtes proche, ou Dear Mark, si vous connaissez la personne, sans être pote pour autant.
  • Si vous n’avez jamais rencontré la personne, préférez l’appeler par son nom. Pour éviter toute familiarité mal placée. On préfère alors « Mr. Smith » pour un homme et « Ms Smith » pour une femme, qu’elle soit mariée ou célibataire. Vous pouvez aussi utiliser Dear Mr. Smith ou Dear Ms Smith.
  • Si vous ne connaissez pas le nom de la personne à qui vous vous adressez, vous pouvez utiliser « Sir » ou « Madam ».

 

L’introduction

Plusieurs formules existent pour replacer le message dans son contexte. Ce qui vous permet d’ailleurs d’introduire votre message, et de ne pas tout déballer du but en blanc.

Pour une première prise de contact : inutile de vous présenter, avec une longue description dès le début de votre message. La signature de votre e-mail sert à cela. Préférez une formule courte de type
Your name was given to me by… Votre nom m’a été donné(e) par…
After having received your address from… Après avoir reçu votre adresse de…

Pour une réponse : vous pouvez commencer par remercier votre interlocuteur
Thank you for your mail of… Merci pour votre mail du…
ou faire suite à un précédent e-mail ou une précédente conversation téléphonique
With reference to your mail… En référence à votre mail…  
Following your email from… Suite à votre mail du…

Pour un message informatif : si aucun précédent contact n’a été pris, vous pouvez débuter votre e-mail en annonçant vos intentions
I am writing to inform you that…  Je vous écris pour vous informer que…
I am happy to inform you that… Je suis ravi(e) de vous informer que…

Pour une demande d’informations : vous pouvez entamer votre message par la formule
I wish to have further information about… J’aimerais avoir des renseignements sur…

 

Corps du mail : le B.A.BA

En anglais, il est conseillé de ne pas traduire mot pour mot le corps de votre mail. Le résultat n’est jamais pertinent, d’autant plus si vous utilisez des outils de traduction approximatifs… Il est conseillé d’apprendre les formules couramment employées, et de les introduire dans votre e-mail.

D’autre part, nous le dirons jamais assez, privilégiez les phrases courtes. Le principe : une phrase pour une idée. Evitez la superposition d’idées, comme nous avons l’habitude de le faire en français. La structure des phrases en anglais se veut beaucoup plus simple.

 

Conclusion : comment saluer ?

Plusieurs formules de politesse existent pour à la fois conclure votre e-mail et saluer votre interlocuteur de façon cordiale et professionnelle.

  • Si vous attendez une réponse : I look forward to your reply… J’attends votre réponse
  • Si vous répondez à un message / une demande d’informations :
    We remain at your disposal  Nous restons à votre disposition
    If you require further information, feel free to contact me  Si vous avez besoin de plus d’information, n’hésitez pas à me contacter
  • Pour tout simplement saluer votre interlocuteur : Yours sincerely, Kind regards, Best wishes… 

 

 

Ne pas oublier la pièce jointe

Ah la pièce-jointe. Que celui qui n’a jamais oublié la pièce-jointe se manifeste maintenant.
En anglais, comme dans toute autre langue, l’idée est de l’introduire avec une formule de type :

Please find enclosed / attached…
Attached you will find…

 

Notre application pour écrire un e-mail en anglais professionnel

Cet article est un petit extrait du contenu que vous trouverez dans notre application pour apprendre l’anglais du travail, English business. Si vous l’avez trouvé utile, alors vous allez apprécier notre application disponible sur iPhone, iPod Touch iPad ou smartphones et tablettes Android.
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