Comment écrire un e-mail en anglais ?

1. Appliquer la règle du KISS

Premier conseil pour écrire un e-mail en anglais, c’est de suivre la règle KISS utilisée dans la langue anglaise. Rien à voir avec la chanson de Prince ou, encore, un échange plus familier.

La règle KISS signifie Keep It Short and Simple. En clair : évitez les phrases trop longues et complexes. Privilégiez le court, clair, et concis. C’est d’ailleurs un avantage lorsqu’on débute dans l’apprentissage de l’anglais, et que l’on connaît peu de vocabulaire. Il vous suffit d’apprendre le vocabulaire le plus important. Je dirais même plus, le vocabulaire le plus important pour paraître poli.

Trouver le meilleur moyen d’envoyer un e-mail en anglais…

2. Conseils sur la forme

Revenons sur la forme que doit prendre votre e-mail en anglais. Entre nous, pas de surprise, un e-mail en anglais prend la même forme qu’un e-mail en français. Ainsi, vous trouverez 4 principaux éléments :

• un expéditeur ou sender, en anglais
• un destinataire ou recipient, en anglais
• l’objet de votre mail en anglais
• et le corps de votre e-mail. Rien de plus classique en sommes.

Cependant, pour l’objet de votre e-mail, la règle KISS s’applique particulièrement. L’idée est de faire comprendre à votre interlocuteur l’intérêt de votre e-mail en quelques mots seulement. S’agit-il d’une prise de contact, d’une requête, d’une lettre de motivation en anglais, d’une demande d’informations… ? Tout doit apparaître en 8 mots max.

Notre conseil : écrivez d’abord le contenu de votre e-mail, piochez les mots clés, et introduisez-les dans l’objet. Vous ferez preuve de précision et de clarté, tout en notant les éléments les plus importants.

On passe aux choses sérieuses…

A vos machines. Euh. A vos ordi !

– A qui s’adresser ?

Pour une question de politesse, il faut toujours commencer à écrire un e-mail en anglais en s’adressant à quelqu’un en particulier. En ce sens, il est bon d’éviter les « Hi » ou une autre formulation qui peuvent correspondre à tout le monde (ou n’importe qui). C’est la règle de base.

Alors, comment adresser votre e-mail en anglais ?

• En appelant la personne par son prénom. C’est relativement courant dans les pays anglo-saxons. Selon votre degré d’affinité, vous pouvez entamer votre mail en anglais par Hi Mark si vous êtes proche, ou Dear Mark si vous connaissez la personne sans être pote pour autant.
• Si vous n’avez jamais rencontré la personne, préférez l’appeler par son nom. Pour éviter toute familiarité mal placée. On préfère alors « Mr. Smith » pour un homme et « Ms Smith » pour une femme, qu’elle soit mariée ou célibataire. Vous pouvez aussi utiliser Dear Mr. Smith ou Dear Ms Smith.
• Si vous ne connaissez pas le nom de la personne à qui vous vous adressez, vous pouvez utiliser « Sir » pour un homme ou « Madam » pour une femme.

– Comment introduire votre e-mail en anglais ?

Plusieurs formulations existent pour replacer le message dans son contexte. D’ailleurs, ceci vous permet d’introduire votre message, et de ne pas tout déballer du but en blanc.

• Pour une première prise de contact : inutile de vous présenter avec une longue description dès le début de votre message. La signature de votre e-mail sert à cela. Préférez une formule courte de type
  Your name was given to me by… Votre nom m’a été donné(e) par…
  After having received your address from… Après avoir reçu votre adresse de…
• Pour une réponse : vous pouvez commencer par remercier votre interlocuteur
  Thank you for your mail of… Merci pour votre mail du…
  ou faire suite à un précédent e-mail ou une précédente conversation téléphonique
  With reference to your mail… En référence à votre mail…  
  Following your email from… Suite à votre mail du…
• Pour un message informatif : si aucun précédent contact n’a été pris, vous pouvez commencer par écrire votre e-mail en anglais en annonçant vos intentions
  I am writing to inform you that…  Je vous écris pour vous informer que…
  I am happy to inform you that… Je suis ravi(e) de vous informer que…
• Pour une demande d’informations : vous pouvez entamer votre message par la formule
  I wish to have further information about… J’aimerais avoir des renseignements sur…

– Le corps : le B.A.BA pour écrire un e-mail en anglais

Il est conseillé de ne pas traduire mot pour mot le corps de votre mail, du français à l’anglais. Le résultat n’est jamais pertinent. D’autant plus si vous utilisez des outils de traduction approximatifs… Il est conseillé d’apprendre les formules couramment employées, et de les introduire dans votre e-mail. Vous pouvez également employer des formules de politesse en anglais toutes faites pour paraître plus solennel, et pour un e-mail plus formel disons.

D’autre part, nous le dirons jamais assez, privilégiez les phrases courtes. Le principe : une phrase pour une idée. Ainsi, évitez la superposition d’idées, comme nous avons l’habitude de le faire en français. La structure des phrases en anglais se veut beaucoup plus simple.

– Conclusion : comment saluer ?

Plusieurs formules de politesse existent pour à la fois conclure votre mail en anglais, et pour saluer votre interlocuteur de façon cordiale et professionnelle.

• Si vous attendez une réponse : on utilisera I look forward to your reply… J’attends votre réponse
• Si vous répondez à un message ou à une demande d’informations :
  We remain at your disposal  Nous restons à votre disposition
  If you require further information, feel free to contact me  Si vous avez besoin de plus d’information, n’hésitez pas à me contacter
• Pour tout simplement saluer votre interlocuteur : Yours sincerely, Kind regards, Best wishes… 

4. Ne pas oublier la pièce-jointe !

Ah la pièce-jointe. Que celui qui n’a jamais oublié la pièce-jointe se manifeste maintenant. En anglais, comme dans toute autre langue, l’idée est de l’introduire avec une formule de type :

Please find enclosed / attached…
Attached you will find…

Enfin, pièce-jointe anglais se dit « enclosed » ou « attached« . On présentera ainsi un document lié au mail « Enclosed you can find the document blablabla« .