Hilfreiche Vorlagen für eine Abwesenheitsnotiz auf Englisch

Vorlagen für eine Abwesenheitsnotiz auf Englisch

Warum sollten Sie unbedingt eine Abwesenheitsnotiz auf Englisch hinterlassen, wenn man Sie, aus welchen Gründen auch immer, zu Ihren Arbeitszeiten nicht im Büro vorfinden kann? Nun ja, eine Abwesenheitsnotiz zu hinterlassen gehört einfach zur guten Netiquette und ist ein Beweis für Ihre Professionalität und Ihr Verantwortungsgefühl. Außerdem hilft Sie Ihnen:

1. Zu vermeiden, dass Sie nach Ihrer Rückkehr von Hunderten E-Mails oder Sprachnachrichten überschwemmt und überwältigt werden;
2. während Ihrer Abwesenheit einen Kommunikationskanal offenzulassen (durch Ihre Vertretung);
3. Ihren Kollegen und Kunden zu zeigen, dass Sie Rücksicht auf sie nehmen und Wert darauf legen, auch in Abwesenheit auf deren Bedürfnisse, Fragen und allgemein alle geschäftlichen Dinge, für die Sie verantwortlich sind, einzugehen.

Einige der häufigsten Gründe, warum Sie eine Abwesenheitsnotiz hinterlassen sollten, sind: Sie fahren in Urlaub, nehmen an einer Arbeitskonferenz oder einem Meeting teil, sind im Mutterschutz, beteiligen sich an einem Firmenevent, müssen einen Arzttermin wahrnehmen, sind erkrankt, unternehmen eine Geschäftsreise, an Ihrem Standort ist ein Feiertag (der an anderen Standorten Ihres Unternehmens womöglich kein arbeitsfreier Tag ist).

💡 Unser Tipp: Eine Abwesenheitsnotiz sollte formell und im Ton einer geschäftlichen Nachricht verfasst sein. Schreiben Sie sie in dem gleichen professionellen Ton, indem Sie auch durch Ihre E-Mails auf beruflicher Ebene kommunizieren. Übertreiben Sie es nicht mit der Länge (sie sollte max. 100-125 Wörter umfassen) und vermeiden Sie Ausschweifungen.

Was sollte in einer Abwesenheitsnotiz auf Englisch drinstehen?

Hier finden Sie zunächst eine Liste mit wichtigen Punkten, die unbedingt in einer Abwesenheitsnotiz stehen sollten und das unabhängig von dem Grund für Ihre Abwesenheit (es bleibt Ihnen übrigens überlassen, ob Sie diesen in Ihrer Nachricht genauer erörtern wollen oder auch nicht):

• Wenn die Abwesenheitsnotiz in einer automatisch gesendeten E-Mail-Antwort (einem Autoresponder) abgespeichert wird, dann sollte dies auf jeden Fall mit einem kurzen, aber präzisen Betreff geschehen.
• Am Anfang steht eine allgemeine Begrüßung;
•  es folgen Angaben über den Zeitraum, in dem Sie nicht verfügbar sind und das Datum bzw. die Uhrzeit an dem/der Sie an Ihren Arbeitsplatz zurückkehren bzw. wieder erreichbar sind;
• wenn Sie möchten, können Sie eine Begründung für Ihre Abwesenheit hinzufügen. Sie sind nicht dazu verpflichtet, genauere Angaben zu machen. Natürlich müssen Sie Ihre Abwesenheit vorab Ihrem Chef gegenüber begründen (wenn Sie nicht Ihr eigener Chef sind).
• Wenn möglich, hinterlassen Sie in der Abwesenheitsnotiz Kontaktinfos von Ihren Kollegen, die Sie während Ihrer Abwesenheit vertreten werden;
• und fügen am Ende selbstverständlich eine Verabschiedung hinzu.

💡 Unser Tipp: Sie können natürlich auch zweierlei Abwesenheitsnotizen aufsetzen – eine für interne Kollegen und eine für Kunden oder externe Kollegen. Halten Sie Ihre Nachricht kurz und klären Sie sämtliche Vertretungen vorher. Alles andere wäre unhöflich und unprofessionell.

Vorlage für eine allgemeine Abwesenheitsnotiz auf Englisch

Wenn Sie keinen genauen Grund für Ihre Abwesenheit nennen möchten, dann können Sie eine allgemeine Abwesenheitsnotiz verfassen. Hier ist ein Beispiel:

Subject: Out of office – May 21st – May 30th

Hello,

Thank you for your email. I won’t be in the office and will have limited email access until May 30th. In case of an emergency, contact [der Name Ihrer Vertretung] by email at [E-Mail der Vertretung] or via phone at [Telefonnummer der Vertretung].

I look forward to speaking to you when I get back. 

Sincerely,

[Ihr Name]

[Ihre Position/Stelle im Unternehmen]

Wenn Sie im Urlaub sind

Natürlich ist ein Urlaub ein legitimer Grund, um mal nicht anwesend zu sein. Wir brauchen schließlich alle einmal Erholung. Hier ist ein Beispiel für eine OOO-Nachricht, wenn Sie es sich in anderen Gefilden, z. B. am Meer gutgehen lassen:

Subject: Vacation – OOO start date: August 15th 

Greetings from Greece!

I’m currently enjoying the crystal clear waters of Greece. Unfortunately, I won’t be able to access my work cell phone. If you need immediate support, contact [Ihre Vertretung] at [E-Mail der Vertretung].

I’ll be back in the office on September 1st and look forward to communicating with you then.

Wishing you a great day,

[Ihr Name]

Ihr Baby ist da!

Ein freudiger Grund und natürlich einer, der Sie wohl länger vom Arbeiten abhalten wird. Hier sehen Sie ein Beispiel für eine Abwesenheitsnotiz, wenn Sie in Elternzeit gehen:

Subject: Our baby boy [oder] girl [wenn Sie möchten: Name Ihres Babys] has arrived – out of office July 5th – January 7th

Dear all!

Thanks for reaching out. I’m out of the office for my paternity [oder] maternity leave, returning on January 7th. During this time, I’ll be in full-time parent mode without being able to respond to your communication (email and phone).

My colleagues X and Y [Namen Ihrer Vertretungen] are available to assist you until my return.

Please contact them to ask for assistance. In my absence, [Namen Ihrer Vertretung], [E-Mail der Vertretung], will take over all my current duties.

Thank you for your understanding. I look forward to speaking with you when I return.

Regards,

[Ihr Name]

[Ihre Position im Unternehmen]

Wenn Sie nur für kurze Zeit abwesend sein werden

Vielleicht haben Sie einen Arzttermin, müssen dringend in die Schule Ihres Kindes oder das Haustier zum Tierarzt bringen. In so einem Fall, also wenn es sich nur um ein paar Stunden Abwesenheit handelt, können Sie z. B. Folgendes schreiben:

Subject: Out of office until 3 p. m. – doctors appointment

Good morning,

I’m out of the office this morning until 3 p.m. this afternoon for a health check-up without access to my phone and e-mail. Please contact [Name Ihrer Vertretung] under [E-Mail der Vertretung] for help if you need urgent assistance. Otherwise, we can connect when I return.

Wishing you a good day,

[Ihr Name]

[Ihre Position]

So schreiben Sie eine Abwesenheitsnotiz, wenn Sie erkrankt sind

Eine Krankheit wird höchstwahrscheinlich ein paar Tage dauern, aber natürlich kommt das darauf an, um welches gesundheitliche Thema es sich handelt. Dieses müssen Sie natürlich nicht erörtern, aber eine Abwesenheitsnotiz ist auf jeden Fall notwendig:

Subject: Medical leave – OOO until June 20th

Good day,

Unfortunately, I’m on medical leave until June 20th. While I’ll check messages as my return date approaches, please contact [Name Ihrer Vertretung] for assistance [E-Mail der Vertretung] or by phone at [Telefonnummer der Vertretung].

Thank you for your message, I look forward to communicating upon my return.

[Ihr Name]

[Ihre Position]

Wenn Sie über die Feiertage abwesend sind

Viele Büros schließen z. B. um die Weihnachtszeit oder auch an anderen Festtagen. Auf die folgende Art und Weise können Sie sichergehen, dass Ihre Kunden/externen Kollegen wissen, dass das Büro geschlossen ist und Sie deshalb eine Zeit lang nicht verfügbar sein werden:

Subject: Seasons greetings – office closure, December 23rd– Jan 3rd

Happy holidays!

Our office will be closed for Christmas celebrations from December 23rd until Jan 3rd (the start of regular business hours). I’m available by phone in case of an emergency at [Ihre Teleofnnummer]. Otherwise, I look forward to speaking with you again when I return.

Warm regards and happy holidays,

[Ihr Name]

[Ihre Position]

Wenn Sie eine berufliche Konferenz besuchen

Sie haben ein berufliches Meeting im Ausland oder nehmen an einer Konferenz teil? Hier ist ein Beispiel für einen solchen Fall:

Subject: OOO until June 6th, attending International AI Conference 2024 – join me in Los Angeles!

Hello,

If I’ve missed your message it’s because I’m currently attending the International AI Conference 2024 until June 6th. I’ll occasionally check my work email, but if you need urgent support, you can speak to [Name Ihrer Vetretung], at [E-Mail Ihrer Vertretung], or [Telefonnummer Ihrer Vertretung].

If you’re at the conference and would like to meet, you can find me at Booth 135 or call my cell phone [Ihre Telefonnummer]. I’d love to see you.

Best regards,

[Ihr Name]

[Ihre Position]

Wenn Sie beruflich mit Social Media arbeiten

Wenn Sie beruflich besonders viel mit Social Media zu tun haben oder dieser Bereich sogar der Fokus Ihrer Arbeit ist, dann können Sie Ihre Abwesenheit von diversen Social Media Plattformen folgendermaßen ankündigen (und gleichzeitig die Kunden mit Neuigkeiten versorgen):

Subject: OOO until July 7th, but have you seen my latest Instagram post?

Dear Follower, sorry I missed you.

I’m away from the office for personal reasons until July 7th. Please direct your inquiries to [Name Ihrer Vetretung] at [E-Mail Ihrer Vertretung] until my return.

Meanwhile, please check out our Instagram stories and posts for updates about our latest offers and have a look at our new creations which will be available soon.

Take care,

[Ihr Name]

[Ihre Position]

Abwesenheitsnotiz für externe Kunden oder Kollegen

Abschließend noch eine kurze Abwesenheitsnotiz für externe Kollegen, wenn Sie z. B. zu einer Konferenz reisen (Sie können natürlich auch andere Gründe verwenden). In dieser Abwesenheitsnotiz können Sie den Grund im Betreff auch weglassen und nur das Datum angeben, vor allem, wenn Sie im Textfeld genauer darauf eingehen, worum es geht:

Subject: OOO until February 10th

Hello,

I am currently out of office, travelling to New York to meet colleagues and clients in the region. Due to my schedule and time difference, please expect a delay in my response.

If your request is time-sensitive, please contact my team members at [E-Mail Ihrer Kollegen]. 

Thank you, I’ll be available again soon!

[Ihr Name]

[Ihre Position]

Weitere Beispiele für Sätze, die Sie verwenden können

• I’m on vacation but will be checking in intermittently when I reach Wi-Fi. (dt. Ich bin im Urlaub, werde aber immer wieder meine Nachrichten einsehen, wenn ich Wifi habe.)
• I’ll be back and responding to messages Oct 20th. (dt. Ich werde nach meiner Rückkehr ab dem 20. Oktober wieder Nachrichten beantworten.)
• If it’s important that I receive your email, I kindly ask that you resend it when I am back in the office. (dt. Wenn Ihre E-Mail dringend ist, dann senden Sie sie bitter erneut, wenn ich wieder im Büro bin.)
• Thanks for reaching out. I am currently out of office, traveling to … (dt. Danke, dass Sie mich kontaktieren, ich bin zurzeit nicht im Büro und reise nach …)
• In the case that your message is urgent, please drop a text to my colleague XY. (dt. Wenn Ihre Nachricht dringend ist, dann schreiben Sie bitte meinem Kollegen XY.)
• For urgent (Thema genauer erörtern z. B. technical) matters, please contact [E-Mail]. (dt. In dringlichen (z. B. technischen) Angelegenheiten schreiben Sie bitte an [E-Mail].)

Fertig? Los! Verfassen Sie doch gleich einmal eine OOO auf Englisch für Ihre nächste allgemeine Abwesenheit. Dann bleibt Ihnen nur noch Ihrem Chef Bescheid zu geben! 😉

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