Come scrivere email in inglese

Scrivere una email in inglese

Forse la mail in inglese ti serve per accompagnare la tua lettera di motivazione o il cv in inglese, per ottenere un colloquio di lavoro o più semplicemente ne hai bisogno per il lavoro che svolgi… In ogni caso, spesso scrivere una email in inglese non è facilissimo. Perché?

Prima di tutto perché, per scrivere una email in inglese davvero professionale non devi tradurre dall’italiano, parola per parola. Ci sono delle formule standard per le varie parti della mail in inglese usate di solito che devi conoscere e saper utilizzare quando scrivi la tua email in inglese.  Di seguito troverai le formule di cortesia in inglese più frequenti per scrivere la tua lettera formale in inglese senza ostacoli.

1. Applicare la regola del KISS

Primo consiglio per scrivere una mail in inglese professionale, segui la regola KISS. No, la canzone di Prince non c’entra niente, ma vedrai che ti sarà anche più utile  🙂

La regola del KISS significa: Keep It Short and Simple. Vale a dire, evita le frasi troppo lunghe e complesse. Privilegia le frasi brevi, chiare e concise. È anche un vantaggio se sei un principiante e conosci poche parole. Devi imparare solo il lessico inglese più importante per il lavoro. Anzi, per essere cortese.

2. Consigli sulla forma

In una email in inglese del lavoro, la forma è tutto, lo abbiamo già detto. Ma non ci sono grandi sorprese, funziona come in italiano. Quindi hai a che fare con 4 elementi:

• un mittente o sender in inglese
• un destinatario o recipient in inglese
• l’oggetto della tua email
• il corpo della mail.

In particolare, applica la regola KISS all’oggetto della mail. L’obiettivo è far capire subito al tuo interlocutore il tema del tuo messaggio usando poche parole. È un primo contatto, una richiesta, una lettera di motivazione o una richiesta di informazioni? Devi farlo capire in 8 parole massimo.

Il nostro consiglio: scrivi prima il contenuto della mail, individua le parole chiave e mettile nell’oggetto. Così mostrerai precisione e chiarezza.

3. Consigli sullo stile

Passiamo alle cose serie…

– A chi rivolgersi?

Comincia sempre la tua email in inglese parlando a una persona in particolare chiamandola con nome, cognome o titolo. Quindi evita un generico Hi o cose simili che non danno importanza al tuo interlocutore. È la prima regola.

• Se vi conoscete, inizia con un Hi Mark (nel caso in cui siete amici) o Dear Mark (se siete più che altro dei conoscenti), quindi usa il nome della persona. È piuttosto comune nei paesi anglosassoni.
• Se non hai mai incontrato questa persona, opta per Mr. o Ms. Smith o Dear Mr. o Ms. Smith, quindi il cognome. Così eviti di essere troppo diretto.
• Se non conosci il nome della persona, puoi usare Sir o Madam.

– Come iniziare la tua email in inglese?

Ci sono numerose formule per definire il contesto della mail in inglese che stai scrivendo. Servono per introdurre l’oggetto del tuo messaggio e non iniziare di botto. Ecco degli esempi:

• Per un primo contatto: è inutile che ti presenti con una lunga descrizione, c’è la firma della tua email a dire chi sei. Scegli una formula breve tipo Your name was given to me by... = Ho avuto il suo contatto da… / After having received your address from… = Dopo ver avuto il suo indirizzo da…
• Per una risposta: ringrazia il tuo interlocutore per cominciare, con frasi tipo Thank you for your email… = Grazie per la sua email… O per fare riferimento a una email/conversazione telefonica precedente: In reference to your email… = In riferimento alla sua email / Following your email from… = A seguito della sua email del…
• Per un messaggio informativo: se non hai mai avuto contatti prima, puoi iniziare la tua email in inglese con le tue intenzioni, ad es. I am writing to inform you that… = Le scrivo per informarla che… / I am happy to inform you that… = Sono felice di informarla che…
• Per chiedere informazioni: vai con I wish to have further information about… = Vorrei avere delle informazioni su…

– Il corpo della mail in inglese: il B.A.BA

Il consiglio più importante è uno solo: non tradurre parola per parola! Il risultato non è mai ottimale. Soprattutto se usi anche degli strumenti di traduzione online approssimativi… evita di fare brutte figure con la tua email in inglese! Ti consiglio di imparare e usare le formule più utilizzate di solito.

E non dimenticare: preferisci le frasi corte. Il principio: una frase per un’idea. La struttura delle frasi in inglese è più semplice della nostra, sfrutta questo aspetto.

– Conclusione: come salutare?

Anche per chiudere una email in inglese ci sono tante formule di cortesia per essere educati e professionali quando saluti il tuo interlocutore.

• Se aspetti una risposta: I look forward to hearing from you… = Resto in attesa di una sua risposta.
• Per mostrare che sei a disposizione: Don’t hesitate to contact me with any questions o If you need / would like more information, feel free to contact me = Se ha bisogno di altre informazioni, non esiti a contattarmi.
• Per salutare il tuo interlocutore: Yours sincerely, Kind regards, Best wishes…

4. Non dimenticare l’allegato!

Chi non ha mai dimenticato un allegato si faccia avanti! L’idea è introdurlo con una formula tipo: Please find enclosed / attached… o Attached, you will find…

Per finire, allegato in inglese si dice enclosed o attached. Quinid puoi nominare il documento collegato alla tua mail così:  Enclosed you can find the document blablabla.

BONUS VIDEO: Scrivere email di lavoro in inglese

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Per approfondire

Ci sono tanti articoli a tema lavoro sul nostro blog, ad esempio:

• Come preparare un colloquio in inglese
• Il mercato del lavoro in inglese e altre lingue
• Frasi utili per una conversazione telefonica in inglese commerciale