Comment gérer une conversation téléphonique en anglais ?

Que vous travailliez dans une entreprise à l’étranger ou dans une entreprise internationale, en lien avec des clients étrangers, vous devez savoir une chose : gérer une conversation téléphonique en anglais. Faire et recevoir des appels. Le fait est que, bien souvent, les conversations téléphoniques en anglais nous effraient. Peur de manquer de vocabulaire, ou manquer d’assurance, peur de ne pas comprendre votre interlocuteur, ou de ne pas vous faire comprendre.

Mais, entre nous, il est facile de dépasser toutes ces peurs, lorsqu’on dispose des informations nécessaires : le vocabulaire à connaître pour passer un appel ou recevoir un appel, les expressions anglaises utilisées dans ce type de situation, le ton à adopter.

Avant de voir toutes ces phrases et expressions anglaises, je ne peux que vous conseiller de prendre connaissance de notre guide complet et gratuit sur la prononciation anglaise. En effet, une fois la prononciation maîtrisée, vous verrez que vous aurez déjà moins de difficulté (et moins peur) pour vous exprimer en anglais. 

 

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Nos conseils pour bien gérer une conversation téléphonique en anglais

 

  • Conseil n°1 : détendez-vous.
    Rien ne sert de stresser. Pour bien comprendre votre interlocuteur ou pour mieux vous faire comprendre, il est important que vous soyez calme et détendu. Ceci vous permettra de poser votre voix et, par mimétisme, que votre interlocuteur pose la sienne. Si vous appelez précipitamment dans le stress et sous la pression, vous allez transférer cet état de stress à votre interlocuteur. Ce n’est sans doute pas la meilleure chose à faire pour gérer une conversation en anglais… Donc : calm down.
  • Conseil n°2 : parlez clairement.
    Inutile de faire une démonstration de votre rapidité à parler anglais. Au cours d’une conversation téléphonique en anglais, votre élocution doit être plus claire. Vous devez parler lentement, en exagérant presque votre prononciation.
    Si un natif anglophone se trouve à l’autre bout du fil, il y a de fortes chances pour qu’il vous aide, en parlant plus lentement et plus clairement de son côté (par mimétisme, toujours). Si ce n’est pas un natif, alors vous aurez moins de difficultés à le comprendre.
  • Conseil n°3 : soyez poli.
    Le but, quand on veut passer un message, est de se faire comprendre. Pour cette raison, vous devez utiliser un vocabulaire simple et accessible, des mots que vous connaissez. Par contre, votre interlocuteur lui, vous ne le connaissez pas. Il est recommandé de ce fait d’utiliser un ton neutre et poli, encore plus lorsqu’il s’agit d’un appel dans le cadre professionnel. Vous pouvez par exemple commencer toutes vos questions avec la tournure « may » ou « could » que l’on pourrait traduire par « puis-je ? ». D’une extrême politesse donc.
  • Conseil n°4 : écrivez tout.
    Il peut être judicieux de tout écrire avant de passer votre appel téléphonique en anglais. D’autant plus si vous êtes nerveux ou si vous avez peur d’oublier certaines choses. Vous pouvez noter les mots clés principaux ou noter les étapes de votre appel : 1. présentation, 2. formules de politesse, 3. questions.
    De la même façon, vous pouvez noter vos questions et laisser un espace sous chacune d’elles afin de pouvoir noter les réponses de votre interlocuteur au fur et à mesure de la conversation téléphonique en anglais. Même en phonétique… l’idée est de comprendre le message, et de vous souvenir des choses importantes, une fois que vous avez raccroché.

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  • Conseil n°5 : demandez à répéter.
    N’ayez pas peur de demander à votre interlocuteur de répéter voire d’épeler si besoin est. Le plus important est de comprendre le message, pas de passer pour quelqu’un qui connaît parfaitement l’anglais… Pour ce faire, il existe des formules que nous vous donnerons plus bas dans l’article.
  • Conseil n°6 : utilisez les formules adaptées.
    Au téléphone, plus que partout ailleurs, mieux vaut éviter de traduire mot pour mot des phrases françaises. Il est préférable d’apprendre les tournures et les formules de politesse en anglais puis de les retranscrire à l’oral. Des phrases et des expressions anglaises utilisées pour téléphoner que nous vous donnons maintenant !

 

Phrases et expressions anglaises à connaître

Les conversations téléphoniques en anglais commencent toujours plus ou moins de la même façon : on se présente, on explique le but de notre appel, on fait preuve de politesse, on laisse un message, on demande à parler à quelqu’un… Pour toutes ces situations, nous avons cherché la meilleure traduction. Voici donc des expressions anglaises à connaître pour gérer au téléphone.

 

1.Faire un appel – se présenter

Première chose à faire : se présenter et présenter l’objectif de son appel.

Hello, this is (votre prénom + nom) from (le nom de votre entreprise, par exemple)
I’m calling in regard to… Je vous appelle pour…

 

2.Demander à parler à quelqu’un

May I speak to… please? / Could I speak to… please?  Puis-je parler à … s’il vous plaît ?
I would like to talk to… J’aimerais parler à…
Could I have extension… please? Pourrais-je avoir le poste … s’il vous plaît ?

Si la personne n’est pas là, vous pouvez demander à laisser un message :

Could you please tell him/her that I called?
My number is…

Si la personne est dans un autre bureau, vous entendrez sans doute ces expressions :

Can you hold the line? Can you hold a moment? Pouvez-vous patienter quelques instants ?
Please hold / wait = patienter / attendre
I’ll put you through… = je vous mets en relation.
Vous pouvez également entendre le terme « transfer » pour transférer l’appel.

 

3.Recevoir un appel et prendre un message

Autre situation : vous êtes derrière un poste, susceptible de sonner. Bien plus stressant car vous ne savez pas quand il va sonner… et votre interlocuteur ne sait pas forcément que vous n’êtes pas natif. Mais n’oubliez pas notre premier conseil « Calm down ».

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Pour décrocher :

Good morning, (votre prénom) speaking…

Si la personne au bout du fil souhaite parler à quelqu’un :

One moment please…
He/she is not available now… Il/elle n’est pas disponible pour le moment
May I ask who’s calling?
Can I tell hi/her who is calling?
C’est de la part de qui ?

Prendre un message :

Would you like to leave a message? Souhaitez-vous laisser un message ?
Can I take a message? Est-ce que je peux prendre un message ?

 

4.Demander à quelqu’un de répéter

Dernières formules, et pas des moindres, celles qui vous permettront d’être sûr de comprendre le message.

Sorry, I am having a little trouble hearing. 
Sorry, I didn’t quite catch that. Je suis désolé(e), je n’ai pas bien entendu…
Could you slow down please? Pouvez-vous parler plus lentement ?
Could you repeat please? Pouvez-vous répéter ?

 

 

Dernières choses à savoir

Voici des petites astuces pour gérer votre conversation téléphonique en anglais. Des choses à savoir avant de passer un appel ou de recevoir un appel.

  • Comment épeler un nom ? En français, pour être sûr de ne pas faire d’erreur sur l’orthographe, nous avons tendance à donner des noms… francophones : Mathilde, M comme Marie, A comme Antoine, etc.
    En anglais, choisissez des noms anglophones ou des noms de pays / villes. Par exemple : Mathilde. That’s Mexico, Atlanta, Texas, etc. 
  • Pour donner un numéro de téléphone, en anglais, on l’épèle chiffre par chiffre. Et pas nombre par nombre comme en France.
    De plus, le 0 ne se dit pas zero mais « oh ».
    Enfin, pour les doubles chiffres, on ne dit pas six six mais double six.
  • Pour noter une adresse email : il faut savoir que le . se dit « dot » et le @ se dit « at » comme il se fait de plus en plus en français.
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Source : http://www.keepcalm-o-matic.co.uk/

 

Une fois toutes ces formules de politesse apprises, vous ne devriez pas avoir de soucis pour gérer votre conversation téléphonique en anglais, que ce soit pour appeler ou pour recevoir un appel.
N’oubliez pas de vous détendre, de faire preuve de politesse et de noter sur un papier les choses les plus importantes et les mots clés. La personne à l’autre bout du fil comprendra bien que vous n’êtes pas bilingue. Et de ce fait parlera calmement. Dans le cas contraire, vous savez désormais comment lui dire de ralentir un petit peu… Donc : aucun stress à avoir !

Enfin, sachez que nous avons développé un module de formation pour vous aider à améliorer votre prononciation anglaise, et pour vous aider ainsi à prendre confiance en vous et à parler avec plus de fluidité. Pour en savoir plus, rendez-vous sur Mosa Speak English (with confidence!).

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