Comment écrire un e-mail en anglais ?

Bien sûr, nous ne vous parlons pas d’e-mail entre buddies. Oubliez l’argot anglais quelques minutes ! Ici, il est question d’écrire un e-mail en anglais dans un ton soutenu et professionnel, histoire d’éviter les formulations maladroites et toutes autres traductions littérales du français à l’anglais. Il existe des formules courantes qu’il est bon de connaître… Nous les avons rassemblées ici pour vous aider à écrire vos emails dans un ton professionnel, et en toute confiance.

Article mis à jour le 22/03/2017. 

Ecrire un e-mail en anglais, nos astuces MosaLingua

 

Ecrire un e-mail en anglais

Que ce soit pour accompagner votre CV en anglais, votre lettre de motivation en anglais ou pour obtenir un possible entretien d’embauche ou, tout simplement, dans le cadre de votre travail… La rédaction d’un e-mail en anglais n’est pas chose facile. Avant tout parce qu’écrire un e-mail en anglais ne revient absolument pas à traduire, mot pour mot, ce que vous écririez en français. Il existe des formules de politesse en anglais, couramment employées, à connaître et à bien utiliser pour l’écriture d’un e-mail. Ainsi, nous avons rassemblé les formules de politesse anglaises les plus courantes ici pour vous guider dans la rédaction de votre premier e-mail.

Pour aller plus loin, vous pouvez aussi découvrir des formules complètes et de nombreux autres exemples dans l’application Business English de MosaLingua. Une application dédiée à l’apprentissage de l’anglais professionnel. 

 

La règle du KISS

Premier conseil pour écrire un e-mail en anglais : on utilise dans cette langue, la règle KISS (rien à voir avec la chanson de Prince ou, encore, un échange plus familier). La règle KISS, c’est Keep It Short and Simple. En clair : évitez les phrases trop longues et complexes. Privilégiez le court, clair, et concis. Ce qui est plutôt un avantage lorsqu’on débute dans l’apprentissage de l’anglais, et que l’on connaît peu de vocabulaire. Il vous suffit d’apprendre le vocabulaire le plus important, et je dirais même plus, le plus important pour paraître poli !

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Trouver le meilleur moyen d’envoyer un e-mail en anglais…

 

La forme

Pour commencer, revenons sur la forme que doit prendre votre e-mail en anglais. Entre nous, pas de surprise, un e-mail en anglais prend la même forme qu’un e-mail en français. Ainsi, vous trouverez un expéditeur (dit sender), un destinataire (dit recipient), un objet et le corps de votre e-mail. Rien de plus classique en sommes.

Cependant, pour l’objet de votre e-mail, la règle KISS s’applique particulièrement. L’idée est de faire comprendre à votre interlocuteur l’intérêt de votre e-mail en quelques mots seulement. S’agit-il d’une prise de contact, d’une requête, d’une lettre de motivation en anglais, d’une demande d’informations… ? Tout doit apparaître en 8 mots max.

Notre conseil : écrivez d’abord le contenu de votre e-mail, piochez les mots clés, et introduisez-les dans l’objet. Vous ferez preuve ainsi de précision et de clarté, tout en notant les éléments les plus importants.

 

Le fond de votre mail formel en anglais

On passe aux choses sérieuses…

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A vos machines. Euh. A vos ordi !

 

A qui s’adresser ?

Pour une question de politesse, il faut toujours commencer à écrire un e-mail en anglais, en s’adressant à quelqu’un en particulier. Ne pas mettre « Hi » ou une autre formule qui pourrait correspondre à tout le monde (ou n’importe qui). C’est la règle de base.

Alors, comment adresser votre e-mail en anglais ?

  • En appelant la personne par son prénom.
    C’est relativement courant dans les pays anglo-saxons. Selon votre degré d’affinité vous pouvez entamer votre e-mail par Hi Mark si vous êtes proche, ou Dear Mark si vous connaissez la personne sans être pote pour autant.
  • Si vous n’avez jamais rencontré la personne, préférez l’appeler par son nom.
    Pour éviter toute familiarité mal placée. On préfère alors « Mr. Smith » pour un homme et « Ms Smith » pour une femme, qu’elle soit mariée ou célibataire. Vous pouvez aussi utiliser Dear Mr. Smith ou Dear Ms Smith.
  • Si vous ne connaissez pas le nom de la personne à qui vous vous adressez, vous pouvez utiliser « Sir » pour un homme ou « Madam » pour une femme.

 

Comment introduire votre e-mail en anglais ?

Plusieurs formules existent pour replacer le message dans son contexte. D’ailleurs, ceci vous permet d’introduire votre message, et de ne pas tout déballer du but en blanc.

  • Pour une première prise de contact : inutile de vous présenter avec une longue description dès le début de votre message. La signature de votre e-mail sert à cela. Préférez une formule courte de type
    Your name was given to me by… Votre nom m’a été donné(e) par…
    After having received your address from… Après avoir reçu votre adresse de…
  • Pour une réponse : vous pouvez commencer par remercier votre interlocuteur
    Thank you for your mail of… Merci pour votre mail du…
    ou faire suite à un précédent e-mail ou une précédente conversation téléphonique
    With reference to your mail… En référence à votre mail…  
    Following your email from… Suite à votre mail du…
  • Pour un message informatif : si aucun précédent contact n’a été pris, vous pouvez commencer par écrire votre e-mail en anglais en annonçant vos intentions
    I am writing to inform you that…  Je vous écris pour vous informer que…
    I am happy to inform you that… Je suis ravi(e) de vous informer que…
  • Pour une demande d’informations : vous pouvez entamer votre message par la formule
    I wish to have further information about… J’aimerais avoir des renseignements sur…

 

Le corps : le B.A.BA pour écrire un e-mail en anglais

En anglais, il est conseillé de ne pas traduire mot pour mot le corps de votre mail. Le résultat n’est jamais pertinent, d’autant plus si vous utilisez des outils de traduction approximatifs… Il est conseillé d’apprendre les formules couramment employées, et de les introduire dans votre e-mail. Vous pouvez également employer des formules de politesse en anglais toutes faites pour paraître plus solennel, et pour un e-mail plus formel disons.

D’autre part, nous le dirons jamais assez, privilégiez les phrases courtes. Le principe : une phrase pour une idée. Ainsi, évitez la superposition d’idées, comme nous avons l’habitude de le faire en français. La structure des phrases en anglais se veut beaucoup plus simple.

 

Conclusion : comment saluer ?

Ici aussi, plusieurs formules de politesse en anglais existent pour à la fois conclure votre e-mail et pour saluer votre interlocuteur de façon cordiale et professionnelle.

  • Si vous attendez une réponse : on utilisera I look forward to your reply… J’attends votre réponse
  • Si vous répondez à un message ou à une demande d’informations :
    We remain at your disposal  Nous restons à votre disposition
    If you require further information, feel free to contact me  Si vous avez besoin de plus d’information, n’hésitez pas à me contacter
  • Pour tout simplement saluer votre interlocuteur : Yours sincerely, Kind regards, Best wishes… 

 

 

Ne pas oublier la pièce-jointe !

Ah la pièce-jointe. Que celui qui n’a jamais oublié la pièce-jointe se manifeste maintenant. En anglais, comme dans toute autre langue, l’idée est de l’introduire avec une formule de type :

Please find enclosed / attached…
Attached you will find…

Enfin, pièce-jointe anglais se dit « enclosed » ou « attached« . On présentera ainsi un document lié au mail « Enclosed you can find the document blablabla« .

 

Notre application pour écrire un e-mail en anglais professionnel

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Cette application regroupe pas moins de 2 000 cartes de mots et de phrases en anglais à utiliser exclusivement dans un contexte professionnel. Elle vous aidera ainsi à écrire un e-mail en anglais mais aussi à trouver les bonnes formules de politesse en anglais à utiliser dans le monde professionnel, lors de réunion ou de meetings, etc.

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