Comment gérer une conversation téléphonique en anglais ?

Nos conseils pour bien gérer une conversation téléphonique en anglais

Conseil n°1 : détendez-vous

Tout d’abord, rien ne sert de stresser. Pour bien comprendre votre interlocuteur ou pour mieux vous faire comprendre, il est important que vous soyez calme et détendu. Ceci vous permettra de poser votre voix et par mimétisme, que votre interlocuteur pose la sienne. Si vous appelez précipitamment dans le stress et sous la pression, vous allez transférer cet état de stress à votre interlocuteur. Ce n’est sans doute pas la meilleure chose à faire pour gérer une conversation en anglais… Donc : calm down.

Conseil n°2 : parlez clairement

Inutile de faire une démonstration de votre rapidité à parler anglais. Au cours d’une conversation téléphonique en anglais, votre élocution doit être plus claire. Vous devez parler lentement, en exagérant presque votre prononciation. Si un natif anglophone se trouve à l’autre bout du fil, il y a de fortes chances pour qu’il vous aide en parlant plus lentement et plus clairement de son côté (par mimétisme, toujours). Si ce n’est pas un natif, alors vous aurez moins de difficultés à le comprendre.

Conseil n°3 : soyez poli

Le but, quand on veut passer un message, est de se faire comprendre. Pour cette raison, vous devez utiliser un vocabulaire simple et accessible, des mots que vous connaissez. Par contre, votre interlocuteur lui, vous ne le connaissez pas. Il est recommandé de ce fait d’utiliser un ton neutre et poli, encore plus lorsqu’il s’agit d’un appel dans le cadre professionnel. Vous pouvez par exemple commencer toutes vos questions avec la tournure « may » ou « could » que l’on pourrait traduire par « puis-je ? ». D’une extrême politesse donc.

Conseil n°4 : écrivez tout

Ensuite, il peut être judicieux de tout écrire avant de passer votre appel téléphonique en anglais. D’autant plus si vous êtes nerveux ou si vous avez peur d’oublier certaines choses. Vous pouvez noter les mots clés principaux ou noter les étapes de votre appel : 1. présentation, 2. formules de politesse, 3. questions.

De la même façon, vous pouvez noter vos questions et laisser un espace sous chacune d’elles afin de pouvoir noter les réponses de votre interlocuteur au fur et à mesure de la conversation téléphonique en anglais. Même en phonétique. L’idée est de comprendre le message, et de vous souvenir des choses importantes, une fois que vous avez raccroché.

Conseil n°5 : demandez à répéter

N’ayez pas peur de demander à votre interlocuteur de répéter voire d’épeler si besoin est. Le plus important est de comprendre le message, pas de passer pour quelqu’un qui connaît parfaitement l’anglais. Pour ce faire, il existe des formules que nous vous donnerons plus bas dans l’article (et en vidéo).

Conseil n°6 : utilisez les formules adaptées

Au téléphone, plus que partout ailleurs, mieux vaut éviter de traduire mot pour mot des phrases françaises. Il est préférable d’apprendre les tournures et les formules de politesse en anglais puis de les retranscrire à l’oral. Des phrases et des expressions anglaises utilisées pour téléphoner que nous vous donnons maintenant.

Alors, plus serein pour répondre au téléphone ? Tous ces conseils, Abbe les reprend et vous donne plus d’astuces dans une vidéo que nous vous invitons à regarder. Vous pouvez activer les sous-titres et réduire la vitesse de diffusion si vous le souhaitez, en cliquant sur l’engrenage en bas à droite.

 

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Phrases et expressions anglaises à connaître

Les conversations téléphoniques en anglais commencent toujours plus ou moins de la même façon : on se présente, on explique le but de notre appel, on fait preuve de politesse, on laisse un message, on demande à parler à quelqu’un… Pour toutes ces situations, nous avons cherché la meilleure traduction. Voici donc des expressions anglaises à connaître pour gérer au téléphone.

1. Faire un appel – se présenter

Première chose à faire : se présenter et présenter l’objectif de son appel.

• Hello, this is (votre prénom + nom) from (le nom de votre entreprise, par exemple)
• I’m calling in regard to… – Je vous appelle pour…

Et vous trouverez d’autres phrases et expressions clés à connaître dans notre article sur comment se présenter en anglais.

 

2. Demander à parler à quelqu’un

• May I speak to… please? / Could I speak to… please? – Puis-je parler à … s’il vous plaît ?
• Is (nom de la personne) available? Is (nom de la personne) in? – (Nom de la personne) est-elle disponible ?
  Is XX in? est très informel. Utilisez-le uniquement quand vous connaissez bien l’entreprise ou la personne à qui vous vous adressez.
• I would like to talk to… – J’aimerais parler à…
• Would it be possible to speak to (nom de la personne) please? – Serait-il possible de parler à (nom de la personne) SVP ?
• Could you put me through to (nom de la personne)? – Pourriez-vous me passer (nom de la personne) ?
• Could I have extension… please? – Pourrais-je avoir le poste … s’il vous plaît ?

Si la personne n’est pas là, vous pouvez demander à laisser un message :

• Could you please tell him/her that I called?
• My number is…

Si la personne est dans un autre bureau, vous entendrez sans doute ces expressions :

• Can you hold the line? Can you hold a moment? = Pouvez-vous patienter quelques instants ?
• Please hold / wait = patienter / attendre
• I’ll put you through… = je vous mets en relation.
• Vous pouvez également entendre le terme « transfer » pour transférer l’appel.

Vous pouvez bien entendu réutiliser ces expressions si c’est vous qui répondez au téléphone. Et n’hésitez pas à abuser de « s’il vous plait / merci »!

 

3. Recevoir un appel et prendre un message

Autre situation : vous êtes derrière un poste, susceptible de sonner. Bien plus stressant car vous ne savez pas quand il va sonner… et votre interlocuteur ne sait pas forcément que vous n’êtes pas natif. Mais n’oubliez pas notre premier conseil « Calm down ».

• Pour décrocher : Good morning / afternoon, (votre prénom) speaking. How can I help you?
• Si vous travaillez dans une grande entreprise réputée : Hello, (nom de l’entreprise) speaking.

Si la personne au bout du fil souhaite parler à quelqu’un :

• One moment please…
• He/she is not available now… – Il/elle n’est pas disponible pour le moment
• I’m afraid (nom de la personne) is not available at the moment. – Je crains que (nom de la personne) ne soit pas disponible pour le moment.
• (Nom de la personne) isn’t available to take your call right now. – (Nom de la personne) ne peut pas prendre votre appel.
• May I ask who’s calling?
• Can I tell hi/her who is calling? C’est de la part de qui ?

Prendre un message :

• Would you like to leave a message? – Souhaitez-vous laisser un message ?
• Can I take a message? – Est-ce que je peux prendre un message ?
• Can you tell me your name and number and I will ask them to call you back? – Pouvez-vous me donner vos nom et numéro et je lui demanderai de vous rappeler.

Laisser un message :

• Hello, this is (votre nom) de (nom de l’entreprise). – Bonjour, c’est (votre nom) de (nom de l’entreprise)
• I’m calling to find out… / to let you know that… / to see if… – J’appelle pour savoir… / pour vous dire que… / pour voir si…
• Could you call me back when you get a chance / at your earliest convenience? – Pourriez-vous me rappeler dès que vous le pourrez ?
• My number is / You can reach me at (numéro de téléphone). – Vous pouvez me joindre au (numéro de téléphone).

4. Demander à quelqu’un de répéter

Si vous êtes en pleine conversation mais que vous avez des problèmes pour tout entendre ou tout comprendre, voici quelques phrases et expressions qui vous permettront d’être sûr de comprendre le message.

• Sorry, I am having a little trouble hearing. – Désolé(e), j’ai du mal à vous entendre.
• Sorry, I didn’t quite catch that. – Je suis désolé(e), je n’ai pas bien entendu.
• Could you slow down please? / Could you speak more slowly please? – Pouvez-vous parler plus lentement ?
• Could you repeat please? – Pouvez-vous répéter ?

 

5. Planifier des événements, prendre rendez-vous

Voici quelques expressions pour demander de rencontrer une personne en face à face ou d’arranger un rendez-vous :

• Could we schedule a time to meet next week? – Pouvons-nous fixer un moment pour nous rencontrer la semaine prochaine ?
• Would it be possible to continue this discussion in person? – Serait-il possible continuer cette discussion en personne ?
• Can we fix a meeting? / Shall we arrange an appointment? – Pouvons-nous fixer un rendez-vous ?
• Would it be useful to meet up soon? – Serait-il utile de se rencontrer bientôt ?
• Can we meet to go over this together? – Pouvons-nous nous rencontrer pour parler de cela ensemble?

Pour fixer une date ou un rendez-vous :

• Does Wednesday work for you? – Mercredi vous convient-il ?
• How does Wednesday sound? / How about Wednesday? / Shall we say Wednesday? – Que pensez-vous de mercredi ?
• What time suits your schedulde best? – Quand est-ce que ça vous arrange le plus ?

6. Accepter / refuser un rendez-vous professionnel

Si vous acceptez la proposition, vous pouvez dire :

• Sounds great. See you then. – Super, on se voit à ce moment-là alors !
• Done. Looking forward to it. – C’est noté. J’ai hâte d’y être.
• That works for me. See you on Wednesday.– Ça me convient. À mercredi.

Si, au contraire, ce n’est pas possible pour vous, vous  pouvez refuser ainsi :

• I’m afraid that day / time doesn’t work for me. – Je crains de ne pas pouvoir ce jour / cette heure-là.
• I won’t be able to make it. – Je ne pourrais pas venir.
• I’m pretty tied up next week. Can we reschedule for the following week? – Je suis assez occupé la semaine prochaine. Pouvons-nous re-programmer pour la semaine suivante ?
• I’m afraid Wednesday won’t be possible. Can we postpone it till Thursday? – Je crains que ce ne soit pas possible mercredi. Pouvons-nous le reporter à jeudi?
• I’m completely snowed under until next week. Can we leave it open? I’ll get in touch when I’m less busy. – Je suis complétement débordé jusqu’à la semaine prochaine. Peut-on attendre? Je vous recontacte quand je suis moins occupé.

Dans le cas où vous devez annuler une réunion ou un rendez-vous, vous pouvez dire :

• I can’t make Wednesday anymore. How about Thursday? / I can’t make Wednesday. Can we put it off till Thursday? – Je ne peux pas venir mercredi. Peut-on reporter à jeudi ?
• I’m afraid I can’t make Wednesday anymore. Would we be able to rearrange the meeting?– Je crains de ne plus pouvoir mercredi. Est-il possible de reporter la réunion ?

 

7. Terminer un appel téléphonique

Bravo ! Vous avez réussi à passer votre premier appel téléphonique en anglais. Pour terminer votre conversation de façon professionnelle, il est toujours important d’être poli et aimable. Finalement, pour clore la discussion, vous pouvez dire si vous souhaitez remercier la personne qui vous a aidé :

• Thank you for your assistance. Have a nice day. – Merci pour votre aide. Bonne journée.
• It’s been good talking to you. Goodbye. – Ça m’a fait plaisir de vous parler. Au revoir.

Si c’est vous qui étiez à l’autre bout du fil pour aider un client par exemple, vous pouvez employer les expressions suivantes :

• Thank you for calling. Have a great day. – Merci pour votre appel. Bonne journée.
• Thanks for phoning. We will back in touch soon. – Merci d’avoir téléphoné. On se tient au courant très vite.

 

Dernières choses à savoir

Voici nos dernières astuces pour gérer votre conversation téléphonique en anglais. Des choses à savoir avant de passer un appel ou de recevoir un appel.

Comment épeler un nom ?

En français, pour être sûr de ne pas faire d’erreur sur l’orthographe, nous avons tendance à donner des noms… francophones : Mathilde, M comme Marie, A comme Antoine, etc. En anglais, choisissez des noms anglophones ou des noms de pays / villes. Par exemple : Mathilde. That’s Mexico, Atlanta, Texas, etc.

Pour donner un numéro de téléphone, en anglais

On l’épèle chiffre par chiffre. Et pas nombre par nombre comme en France. De plus, le 0 ne se dit pas zero mais « oh ». Enfin, pour les doubles chiffres, on ne dit pas six six mais double six.

Pour noter une adresse email

Il faut savoir que le . se dit dot et le @ se dit at comme il se fait de plus en plus en français. Pour plus d’info, ne manquez pas notre article sur comment écrire un e-mail en anglais.

Une fois toutes ces formules de politesse apprises, vous ne devriez pas avoir de souci pour gérer votre conversation téléphonique en anglais, que ce soit pour appeler ou pour recevoir un appel. N’oubliez pas de vous détendre, de faire preuve de politesse et de noter sur un papier les choses les plus importantes et les mots clés. La personne à l’autre bout du fil comprendra bien que vous n’êtes pas bilingue. Et de ce fait parlera calmement. Dans le cas contraire, vous savez désormais comment lui dire de ralentir un petit peu… Donc : aucun stress à avoir !

Enfin, sachez que nous avons développé un module de formation pour vous aider à améliorer votre prononciation anglaise, et pour vous aider ainsi à prendre confiance en vous et à parler avec plus de fluidité. Pour en savoir plus, rendez-vous sur Mosa Speak English (with confidence!).

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